Para muchos profesionales del marketing, tratar de organizar y evaluar hojas de cálculo en Microsoft Excel puede parecer como chocar con una pared de ladrillos una y otra vez. Estás reproduciendo manualmente las columnas y también garabateando las matemáticas de larga duración en un trozo de papel, todo mientras crees para ti mismo, «Tiene que haber una forma mucho mejor de hacer esto».
Excel puede ser complicado en este sentido. Por un lado, es una herramienta extremadamente eficaz para informar y examinar la información de marketing. Por otro, sin la formación adecuada, es fácil que parezca que te está anulando. Para empezar, hay más de un montón de soluciones importantes que Excel puede competir inmediatamente para que no estés pasando por cientos de celdas con una calculadora en tu mesa de trabajo.
Hoy en día cualquier persona termina usando Microsoft Excel por una u otra razón. Sin duda es uno de los programas más potentes y flexibles del mundo. No obstante, hay que andar con cuidado. Este programa puede convertirse en una fuente de errores comunes o trampas mortales. Por eso, hoy te traigo un pequeño tutorial sobre las fórmulas de Excel más utilizadas. ¿Estás preparado? ¡Vamos allá!
1. SUMA
La primera de las fórmulas de Excel más utilizadas es la SUMA, y es elemental que conozcas como utilizarla. Si no la has usado hasta ahora creo que ya puedes darte por satisfecho porque verás cómo te ahorra tiempo. Estas ayudas, unidas a los atajos de teclado, pueden ser de gran ayuda.
SUMA te permite, tal como su nombre lo indica, sumar un grupo de celdas, o incluso filas y columnas enteras!
=SUMA(A1:A10), =SUMA(A:A), =SUMA(A1:Z10)
2. CONTAR
Este resultado te permite contar la cantidad de celdas en una selección que tienen números. Las celdas vacías o con texto son ignoradas. Muchas veces tenemos planillas con datos incompletos y se necesita contar solamente los datos y no el total de celdas. En esos casos sirve muchísimo!
=CONTAR(A1:B10), =CONTAR(A:A)
3. CONTARA
Similar a CONTAR pero cuenta no solamente las celdas con números sino todas las celdas no vacías (es decir, pueden contener también texto).
=CONTARA()
4. CONTAR.SI
Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Este criterio puede ser por ejemplo que las celdas sean iguales a un cierto valor, o que sean mayor/menos que un valor, o que sean iguales que algún texto, etc. Veamos algunos ejemplos:
Cuenta la cantidad de celdas con un número mayor que cero:
=CONTAR.SI(“A1:B10”, “>0”)
Cuenta la cantidad de celdas con la palabra “azul”:
=CONTAR.SI(“A1:B10”, “azul”)
5. SI
Esta fórmula te permite tener un valor u otro en la celda dependiendo de una cierta condición. Las condiciones son similares a lo que se puede hacer con la fórmula CONTAR.SI. Por ejemplo, podemos tener las notas de un alumno en un listado, y si el promedio es mayor o menor que un cierto límite, podemos escribir “aprobado” o “reprobado” para el alumno:
=SI(A1 > 0, “VALOR POSITIVO”, “VALOR NEGATIVO”)
6. BUSCAR
Existen diferentes fórmulas de buscar en excel. Puedes hacerlo tanto por columnas como por filas. Cada una de estas variaciones tiene una serie de complejidades. Vamos a verlas.
7. BUSCARV
Permite buscar un valor específico en la primera columna de una tabla, y retornar el valor en la misma fila para otra columna diferente. Esto suena algo abstracto así que lo voy a ilustrar con un ejemplo.
Tenemos un listado con alumnos y sus notas en cada evaluación. Queremos obtener la nota que el alumno “PEDRO” obtuvo en la tercera evaluación, entonces utilizamos la siguiente fórmula:
=BUSCARV(“PEDRO”, A1:Z100, 10, FALSO)
Notar que el “FALSO” se ingresa para indicar que queremos una búsqueda exacta, es decir sólo queremos el valor para la entrada con índice PEDRO. Notas también que la primera columna que se cuenta es la primera, por eso la que buscamos (la tercera evaluación) es la columna número 4.
8. BUSCARH
Similar a BUSCARV pero utilizando la misma analogía en sentido horizontal. Es decir buscamos un valor en la primera celda de la tabla, y luego obtenemos el valor de la celda ubicada en la misma columna que nuestro índice, con el número de fila ingresado:
Ejemplo, tenemos las ventas de distintos productos, y queremos saber el total que se vendió para el producto “jabón” en el cuarto mes:
=BUSCARH(“JABON”, A1:C10, 4, FALSO)
El uso de “FALSO” es igual al caso anterior. La cuenta de las filas parte desde la fila con los encabezados, por lo que el tercer mes corresponde al índice 4.
9. CONCATENAR
Esta fórmula nos permite unir dos o más cadenas de texto en una sola celda. Por ejemplo tenemos una columna “nombres” y otra “apellidos”, y queremos crear una tercera columna llamada “nombre completo”. En este caso queremos unir el nombre con el apellido, y además poner un espacio entremedio. Se haría de la siguiente manera:
=CONCATENAR(“A1”, “ “, “B1”)
10. TRANSPONER
Hay muchas ocasiones en las que necesitamos cambiar o girar celdas. Para ello, puede copiar, pegar y usar la opción de transposición. Pero al hacerlo se crean datos duplicados. Para evitarlo, puede escribir una fórmula en lugar de utilizar la función TRANSPONER. Por ejemplo, en la siguiente imagen, la fórmula =TRANSPONER(A1:B4) toma las celdas A1 a B4 y las organiza horizontalmente.
Estas son algunas de las funciones más utilizadas de Excel. ¿Te han ayudado? ¿Alguna vez has utilizado una de ellas? Si estás aprendiendo a usar esta herramienta espero que este pequeño tutorial te haya servido.